Bezpieczny i skuteczny outsourcing księgowy

Przedsiębiorcy nie mają w naszym kraju łatwego życia. Do prowadzenia działalności potrzeba różnorodnych umiejętności i wiedzy, a także zdecydowania. To jednak nie wszystko. Największym problemem okazuje się niestety rachunkowość, ponieważ system podatkowy jest bardzo skomplikowany. Za zmianami w przepisach naprawdę trudno nadążyć, a do tego wiele z nich nie ma spójnej interpretacji. Samodzielne prowadzenie rachunkowości w firmie jest więc zadaniem karkołomnym i wymagającym żelaznej konsekwencji. Z tego względu wielu przedsiębiorców decyduje się na outsourcing księgowy, dzięki któremu rachunkowością firmy zajmują się wykwalifikowani księgowi i doradcy podatkowi. Znalezienie sprawdzonej i godnej zaufania firmy księgowej nie jest niestety łatwe. Na rynku funkcjonuje wiele biur rachunkowych, które oferują różnorodny poziom usług. Nie zawsze jakość obsługi jest odpowiednia, dlatego wybierając biuro rachunkowe, z którym umowę podpisuje się zwykle na kilka lat, trzeba dokładnie sprawdzić kilka aspektów.

Przede wszystkim warto zapytać, czy biuro posiada certyfikat Ministra Finansów, uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Niestety po deregulacji posiadanie takiego certyfikatu nie jest już konieczne, ale z pewnością biuro, które może okazać taki dokument zapewnia wyższy poziom usług. Kolejnym elementem, który nie zaszkodzi sprawdzić jest posiadanie przez biuro uprawnień do prowadzenia usług związanych z doradztwem podatkowym. Jeśli firma taki uprawnienia posiada to musi zatrudniać odpowiednio wykwalifikowanych pracowników, a to jest gwarancją wysokiej jakości usług. W myśl obowiązujących przepisów każde biuro musi posiadać polisę OC. Jeśli takowej nie ma, to lepiej poszukać innego biura, natomiast jeśli ją posiada, to warto sprawdzić w jakiej wysokości. Im wyższa kwota polisy, tym bardziej biuro dba o to, aby dokumentacja prowadzona była bez błędów i zgodnie z przepisami. Wybierając biuro koniecznie trzeba też sprawdzić jego referencje – można popytać wśród znajomych przedsiębiorców lub sprawdzić na stronie internetowej podmiotu. Profesjonalne kancelarie umieszczają tam referencje swoich klientów, dzięki czemu można je łatwo sprawdzić.
Oczywiście przy wybieraniu outsourcingu księgowego warto również dokładnie sprawdzić ofertę. Zakres usług związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych powinien obejmować przede wszystkim:
sporządzanie zapisów w księgach handlowych,
prowadzenie rejestrów VAT w zakresie sprzedaży i zakupu,
przygotowywanie deklaracji VAT, VAT-27, VAT-UE,
sporządzanie kompletnych rozliczeń związanych z podatkiem dochodowym, transakcjami wewnątrzwspólnotowymi oraz transakcjami IMPORT, EXPORT,
przygotowywanie rachunku zysków i strat oraz bilansu,
prowadzenie ewidencji przebiegu samochodu w firmie, amortyzacji, wyposażenia, środków trwałych, wartości prawnych i niematerialnych,
prowadzenie kontroli płatności,
przygotowywanie sprawozdań GUS,
wyprowadzanie zaległości podatkowych i księgowych,
sporządzanie deklaracji podatkowych itp.
Ponadto warto sprawdzić, czy biuro zapewnia reprezentację przed urzędami i czy oferuje doradztwo online.

Dlaczego outsourcing księgowy się opłaca?

Jedną z podstaw prowadzenia działalności jest prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób prawidłowy i przejrzysty. Dotyczy to zarówno samozatrudnienia, jak i spółki z o.o., spółki cywilnej, czy jakiejkolwiek innej formy działalności. Niestety przepisy podatkowe w naszym kraju są skomplikowane i zmienne, a cały system niespójny. Przed założeniem firmy trzeba więc dobrze zastanowić, czy księgi będziemy prowadzić samodzielnie, czy utworzymy etat dla księgowego, czy po prostu skorzystamy z outsourcingu księgowego. Każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety. W przypadku, gdy zdecydujemy się na samodzielne prowadzenie księgowości, musimy pamiętać o ciągłym aktualizowaniu swoich informacji na temat przepisów podatkowych. Jest to dość trudne, ponieważ prawo zmienia się dość często, podobnie zresztą jak interpretacja poszczególnych przepisów. Trzeba więc na bieżąco sprawdzać zmiany, śledzić wyroki sądowe oraz zapoznać się z interpretacją przepisów w miejscowym urzędzie skarbowym. Nietrudno zauważyć, że wszystko to zajmuje mnóstwo czasu, a efekty nie zawsze są zadowalające.
Podobnie wygląda sprawa z utworzeniem etatu dla księgowego. To rozwiązanie bardzo kosztowne, ponieważ trzeba nie tylko stworzyć miejsce pracy i wyposażyć je, ale także wypłacać wynagrodzenie i finansować szkolenia potrzebne do prawidłowego wykonywania obowiązków przez księgowego. Poza tym w przypadku choroby lub urlopu pracownika trzeba zatrudnić kogoś na zastępstwo, a to niesie ze sobą kolejne koszty. Nie jest to rozwiązanie dla początkujących firm, ponieważ kosztuje stanowczo zbyt wiele.
Znacznie mniej kosztownym rozwiązaniem jest outsourcing księgowy. Zlecenie prowadzenia ksiąg przez firmę zewnętrzną ma wiele zalet. Jedną z nich jest z pewnością to, że przedsiębiorca zyskuje czas. Zamiast ślęczeć nad rachunkowością, listą płac, czy kosztami uzyskania przychodu może zająć się sprawami firmy. Co ważne, dzięki specjalnym pełnomocnictwom biuro może też reprezentować przedsiębiorcę przed różnego rodzaju urzędami, co pozwala zaoszczędzić naprawdę sporo czasu.
Niewątpliwą zaletą korzystania z usług biur rachunkowych jest to, że tego rodzaju podmioty zatrudniają doskonale wykwalifikowanych pracowników. Mają oni doświadczenie z wieloma firmami z różnych branż, dlatego posiadają szeroką wiedzę nie tylko w sprawach księgowych, ale też podatkowych i kadrowych. Dzięki temu mogą szybko dostosować się do prowadzenia ksiąg każdej firmy i być na bieżąco z przepisami podatkowymi.
Umiejętności i wiedza pracowników biura rachunkowego to gwarancja bezpieczeństwa. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pewność, że księgi są prowadzone rzetelnie i przejrzyście. Co ważne, takie podmioty zobowiązane są do posiadania polisy OC, dzięki której przedsiębiorca może otrzymać odszkodowanie, gdy w rachunkowości pojawią się jakieś błędy. Dodatkowo pracownicy biura mają ogromne doświadczenie we współpracy z miejscowym urzędem skarbowym, dzięki czemu doskonale znają obowiązujące w nim interpretacje przepisów podatkowych i potrafią umiejętnie korzystać z dostępnych ulg.

Tags

 
 
 
 
Live Chat Software