Biuro rachunkowe – wybór na lata

Umowa z biurem rachunkowym najczęściej jest długotrwała, dlatego ważne jest to, aby dobrze wybrać podmiot, któremu zostaną powierzone najważniejsze sprawy firmy. O czym warto pamiętać, szukając najlepszego outsourcingu księgowego? Oto kilka istotnych kryteriów, którym warto się kierować:

polisa OC – niby oczywista oczywistość, wymagana zresztą prawem, a okazuje się, że w praktyce bywa naprawdę różnie. Obowiązku tego często unikają małe firmy lub księgowe prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Tymczasem to dzięki polisie można dochodzić odszkodowania za koszty związane z karami za ewentualne błędy i niedopatrzenia,
dedykowany księgowy – w przypadku zdecydowania się na większe biur warto dowiedzieć się, czy naszą firmą będzie zajmować się jedna osoba. To naprawdę wiele ułatwia, ponieważ w przypadku np. konieczności skorygowania faktur, czy poprawienia błędów w dokumentach nie trzeba będzie wyjaśniać problemu komuś, kto nie ma o nim zielonego pojęcia. To nie tylko oszczędność czasu, ale i wielu nerwów. Księgowy, który od początku do końca zajmuje się samodzielnie naszą firmą bez problemu znajdzie potrzebny dokument, czy dokona wymaganej korekty, np. w bilansie, czy liście płac,
reprezentacja – obecnie jest to raczej standard, ale warto zapytać się, czy w wybranym przez nas podmiocie zostanie wyznaczona osoba odpowiadająca za reprezentowanie firmy przez urzędem skarbowym, czy ZUS-em. Wystarczy podpisanie kilku pełnomocnictw, aby mieć w tej kwestii tzw. święty spokój i zająć się swoim biznesem zamiast ganiać po urzędach,
system informatyczny – chociaż podpisując umowę z biurem, zwykle planujemy długofalową współpracę, to jednak może się zdarzyć tak, że w jakimś momencie przestanie ona być satysfakcjonująca i będziemy chcieli zmienić firmę księgową. Z tego względu bardzo ważne jest to, czy wybrane biuro prowadzi księgowość za pomocą jednego z ogólnie dostępnych i popularnych programów. Dzięki temu ewentualna zmiana podmiotu w przyszłości przebiegnie bez zbędnych zakłóceń,
nowoczesne rozwiązania – prowadzenie księgowości online to rozwiązanie bardzo wygodne i stosowane coraz częściej. Niestety zdarza się i tak, że w biurach stosowane są jeszcze archaiczne metody pracy, wymagające przewożenia ton papierów. Tymczasem gro firm wysyła faktury w formie elektronicznej, dlatego warto zapytać, czy w biurze istnieje możliwość przesyłania dokumentacji online, np. poprzez skany. Dzięki temu nie trzeba regularnie pielgrzymować do biura ze stertą wydrukowanych faktur, co jest nie tylko uciążliwe, ale i czasochłonne. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom można szybko i skutecznie dostarczyć niezbędne dokumenty, a jednocześnie zawsze mieć je „pod ręką” na dysku,
lokalizacja biura – chociaż rzadko się o tym mówi, to jednak w wielu urzędach skarbowych orzecznictwo różni się w zależności od regionu, w którym się one znajdują. To właśnie dlatego najlepiej jest nawiązać współprace z biurem, którego siedziba znajduje się w tej samej miejscowości co urząd skarbowy, z którym się rozliczamy.

11.Biuro rachunkowe – jak nie dać się oszukać?

W każdym z większych miast funkcjonuje około 3 tysiące biur rachunkowych. Jak wśród nich znaleźć takie, którego usługi są na najwyższym poziomie? Na pewnie nie jest to proste, a w takim gąszczu ofert można się łatwo pogubić. Co gorsza, zawód księgowego został zderegulowany, toteż od 10 sierpnia 2014 roku niemal każdy może założyć biuro rachunkowe. Nie potrzeba do ego certyfikatu Ministerstwa Finansów ani nawet zdania państwowego egzaminu. Co ciekawe, chociaż o reformie deregulacyjnej było swojego czasu dość głośno, to okazuje się, że niemal jedna trzecia przedsiębiorców w Polsce nie zdaje sobie sprawy z deregulacji i nie wie, jakie są założenia tej ustawy. Wynika z tego wiele problemów, ponieważ przedsiębiorcy wybierając biuro rachunkowe nie wiedzą, że taką firmę można prowadzić bez odpowiednich umiejętności. Tymczasem wszelkie błędy i zaniedbania w prowadzeniu księgowości mogą wyjść na jaw dopiero po wielu latach, w wyniku czego ewentualne kary będą bardzo wysokie.
Czego więc wymagać od biura rachunkowego Opole, aby mieć pewność, że jakość usług jest wysoka? Na pewno duże znaczenie ma doświadczenie oraz wiedza. Każdy z tych elementów powinien być poparty stosowanymi zaświadczeniami, np. o ukończonych szkoleniach, czy kursach, które organizowane są przez prestiżowe instytucje, takie jak chociażby Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Daje to pewność, że w wybranym biurze świadczone są usługi na wysokim poziomie, a zatrudnieni pracownicy mają odpowiednie kwalifikacje.
Niestety luki w wykształceniu, brak doświadczenia w prowadzeniu księgowości, czy nieposiadanie żadnych dowodów posiadanych kwalifikacji nie jest obecnie żadną przeszkodą w założeniu biura. Właśnie dlatego na rynku powstało mnóstwo „sezonowych” podmiotów, świadczących usługi outsourcingu księgowego. Warto więc przed podpisaniem umowy zweryfikować zarówno wiedzę, jak i doświadczenie oraz wykształcenie osoby, która będzie zajmowała się prowadzeniem ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa. Obecnie naprawdę łatwo trafić na firmy, które nie mają odpowiednich kwalifikacji i mogą przynieść więcej szkody niż pożytku.
Oczywiście kwalifikacje i doświadczenie to podstawa, ale oprócz tego liczą się również inne kwestie. Na pewno nie zaszkodzi poświęcić trochę czasu i popytać znajomych, jakie biuro polecają. Na pewno niejedna osoba prowadzi własną firmę, więc warto zamieścić np. zapytanie na swoim profilu w mediach społecznościowych, aby uzyskać konkretne opinie. Jest to skuteczna metoda, dzięki której można od razu dobrze trafić.
Jednym z kolejnych istotnych kwestii przy wyborze outsourcingu księgowego jest wielkość podmiotu świadczącego tego typu usługi. Jakie biuro wybrać – duże, zatrudniające wielu fachowców, czy małe, w której pracuje tylko jedna osoba? Odpowiedź nie jest łatwa, ale zdecydowanie najlepsze recenzje mają biura zatrudniające nie mniej niż 3-4 osoby. Nie są one na tyle duże, by nasz firma zginęła w gąszczu innych, a jednocześnie zapewniają ciągła obsługę nawet w sytuacji, gdy „nasz” księgowy pójdzie np. na urlop, czy zwolnienie lekarskie.

Tags

 
 
 
 
Live Chat Software