Biuro z polecenia – czy to dobry pomysł?

Wybór podmiotu, który będzie prowadził księgowość Opole to jedno z najtrudniejszych zadań, czekających na każdego przedsiębiorcę. Wielu z nich w początkowym etapie działalności próbuje zajmować się tego rodzaju dokumentacją samodzielnie, lecz z biegiem czasu jest to coraz trudniejsze. Wówczas właśnie najczęściej podejmowana jest decyzja o utworzeniu stanowiska pracy dla księgowego lub skorzystania z outsourcingu księgowego. Nikogo nie trzeba raczej przekonywać, że znacznie tańsze, wygodniejsze i bezpieczniejsze jest to drugie rozwiązanie. Podmioty oferujące prowadzenie ksiąg, rachunkowości, kadr i płac zatrudniają doskonałych fachowców, którzy mają nie tylko odpowiednie kwalifikacje, ale także doświadczenie. Niestety wśród wielu istniejących biura rachunkowych zdarzają się takie, które prowadzone są w sposób nieprofesjonalny. Jak zatem uniknąć pomyłki, której skutki bywają bardzo kosztowne? Jednym ze sposobów jest z pewnością skorzystanie z doświadczeń innych przedsiębiorców, którzy na co dzień współpracują z wybranym biurem.

Referencje są dla biura rachunkowego Opole najlepszą reklamą. Najczęściej opinie na temat usług są publikowane na stronie internetowej podmiotu, dzięki czemu każdy może się z nimi zapoznać. Jednak czytając takie referencje należy sprawdzić, czy pod nimi znajdują się nazwy firm, ponieważ tylko wtedy można mieć pewność, że takie opinie są prawdziwe. Warto zadzwonić do którejś z takich firm i osobiście potwierdzić, że opublikowana recenzja jest zgodna z prawdą. Oczywiście nie każde biuro ma swoją stronę i nie każde publikuje referencje. Wówczas można poszukać opinii w wyszukiwarce Google.
Nieco inna sytuacja jest wtedy, gdy biuro poleca nam ktoś znajomy. Koniecznie trzeba wtedy pamiętać, że to, co dobre dla jednej firmy, wcale nie musi być dobre dla naszej. Oprócz referencji trzeba wziąć pod uwagę także wiele innych aspektów, takich jak:
ceny usług – nie jest to czynnik najważniejszy, ale mający spory wpływ na jakość usług. W tym przypadku drożej nie zawsze znaczy lepiej. Dobrym pomysłem jest porównanie kilku ofert i sprawdzenie, jaki jest koszt poszczególnych usług. Bardzo niskie ceny niemal na 100% oznaczają kiepski poziom usług, z kolei zbyt wysokie oznaczają, że płacimy za prestiż, a niekoniecznie za dobrą obsługę. Dobrym rozwiązaniem jest wybór biura oferującego średnie koszty usług,
forma współpracy – większość biur stosuje nowoczesne rozwiązania i umożliwia swoim klientom przesyłanie dokumentacji online. Nie trzeba chyba nikogo przekonywać, że jest to bardzo wygodne, zwłaszcza że przedsiębiorca ma wgląd do dokumentacji iw razie potrzeby może w każdej chwili wydrukować fakturę, bilans, czy listę płac,
bezpieczeństwo – wybierając biuro trzeba koniecznie sprawdzić w jaki sposób przechowuje ono powierzone dane. Powinny być przechowywane na serwerze w zabezpieczonej serwerowni, a w regularnych odstępach czasu powinny być wykonywane ich kpie zapasowe. Ponadto biuro musi posiadać ubezpieczenie OC, które dla tego rodzaju podmiotów jest obowiązkowe.

7.Trudny wybór biura rachunkowego

Wielu przedsiębiorców już na etapie zakładania firmy decyduje się na wsparcie profesjonalnego biura rachunkowego. Jest to duże ułatwienie, ponieważ doskonale wykwalifikowany specjalista pomaga w wyborze najbardziej opłacalnej formy rozliczeń ze skarbówką, a także doradztwa w wielu innych kwestiach, które są bardzo ważne dla początkującego przedsiębiorcy. Jednak, aby mieć pewność, że biuro, któremu powierza się obsługę firmy oraz niezmiernie ważne dla mniej dokumenty jest godne zaufania, trzeba wcześniej dobrze zastanowić się nad jego wyborem. Obecnie biur świadczących usługi księgowe jest naprawdę mnóstwo, ale nie każde z nich zapewnia odpowiednio wysoki poziom usług i bezpieczeństwo. Przed podpisaniem umowy z konkretnym podmiotem trzeba koniecznie sprawdzić kilka istotnych elementów:
bezpieczeństwo – to podstawa, ponieważ to nie biuro odpowiada za błędy w rozliczeniach podatkowych, ale przedsiębiorca. Właśnie dlatego należy sprawdzić, czy wybrane biuro ma wykupione ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej i jaka jest wysokość polisy. Warto też zapytać, czy obejmuje ona także podatek vat. Jednak najlepsza sytuacja jest wtedy, gdy polisa obejmuje cały zakres usług, z których korzysta dana firma. Dzięki ubezpieczeniu przedsiębiorca zawsze może liczyć na odzyskanie pieniędzy za ewentualne kary nałożone przez urząd skarbowy,
podejście do klienta – czasy, kiedy trzeba było w ściśle określonym terminie dostarczyć osobiście wszystkie faktury i inne dokumenty do biura na szczęście już minęły. Oczywiście nadal można natknąć się na podmioty funkcjonujące według archaicznych zasad, ale lepiej omijać je szerokim łukiem. Obecnie standardem jest możliwość elektronicznego dostarczania dokumentów, np. poprzez skany lub za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania. Jest to rozwiązanie najwygodniejsze zarówno dla przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowego,
personel – chyba każdy zdaje sobie sprawę z tego jak ważne są kwalifikacje pracowników. To właśnie oni odpowiadają za prawidłowe rozliczenia, deklaracje podatkowe, czy zus. Niestety wiele biur stara się minimalizować koszty i zatrudnia stażystów. Wówczas ryzyko popełniania błędów oraz stosowania niekorzystnych rozwiązań podatkowych znacząco wzrasta. Oczywiście zdarza się tak, że do kontaktu z klientami wyznaczona jest doświadczona księgowa, natomiast całą pracę i tak wykonują praktykanci. Warto więc zawszeć w umowie zapis chroniący interesy firmy przed podobnymi działaniami,
godziny pracy – dla przedsiębiorcy bardzo ważną kwestią są z pewnością godziny pracy biura. Na pewno nie wystarczy, że biura będzie czynne od 8 do 16. Przedsiębiorca powinien mieć możliwość kontaktowania się z księgowym także po godzinach pracy, a tym także wieczorami i w soboty. Realia są przecież takie, że większość właścicieli firm pracuje niemal non stop, dlatego wybierając biuro trzeba sprawdzić, czy umożliwia ono uzyskanie porady bez względu na porę dnia,
referencje – doświadczenia innych przedsiębiorców pozwalają ocenić, czy współpraca z danym biurem będzie efektywna. Warto więc popytać, sprawdzić opinie w sieci i ocenić, czy biuro zasługuje na zaufanie.

Tags

 
 
 
 
Live Chat Software