Dlaczego czasem warto zmienić biuro rachunkowe?

Dobra i rzetelna kancelaria podatkowa dba o to, aby przedsiębiorca mógł skoncentrować się na prowadzeniu swojej działalności, a sprawy podatkowe mógł bez obaw pozostawić profesjonalistom. Co jednak zrobić, jeśli współpraca nie jest zadowalająca? Czy można w szybki i wygodny sposób zmienić biuro rachunkowe?

Zmiana podmiotu prowadzącego księgowość nie jest trudna, dlatego jeśli jesteśmy rozczarowani poziomem usług lub po prostu nie możemy się „dogadać”, to bez obaw można podjąć decyzję o zmianie. Przyczyny bywają różne, czasem po prostu konkurencja oferuje lepsze warunki, lepiej wykwalifikowaną kadrę, czy różnorodne usługi dodatkowe w cenie. Nowoczesne biura mają bardzo atrakcyjne oferty i często oferują takie udogodnienia, jak:
możliwość przesyłania i odbierania dokumentów drogą elektroniczną,
udostępnianie klientom specjalnych programów online, dzięki którym mogą oni na bieżąco śledzić wszystkie dokonywane zapisy księgowe,
obsługę przez profesjonalnych księgowych, posiadających odpowiednie kwalifikacje i uprawnienia do wykonywania zawodu,
możliwość korzystania z doradztwa zarówno drogą tradycyjną, jak i telefoniczną oraz za pośrednictwem komunikacji elektronicznej,
wysyłanie deklaracji podatkowych w imieniu klienta, a także reprezentowanie go przed urzędami po otrzymaniu stosownego upoważnienia.
Oczywiście nawet najlepsza oferta nie jest ważna, jeśli biura nie posiada polisy OC. Zgodnie z prawem każdy podmiot świadczący tego rodzaju usługi musi posiadać ubezpieczenie w kwocie minimalnej 15 tysięcy euro. Jednak warto poszukać podmiotu, który ubezpieczył się na wyższą kwotę, ponieważ wówczas poziom usług jest naprawdę wysoki. Na reputację biura ogromny wpływ mają również różnorodne certyfikaty, potwierdzające przynależność do organizacji branżowych, takie jak chociażby Stowarzyszenie Księgowych w Polsce.
Jak zmienić biuro? Przede wszystkim trzeba pamiętać o tym, aby nie wypowiadać umowy przed znalezieniem nowego biura, z którym uzgodnimy warunki przenosin. Taka zakładka pozwoli przygotować się nowemu podmiotowi do prowadzenia naszych ksiąg i ułatwi oraz przyspieszy cały proces przenosin. Dopiero po uzgodnieniu wszystkich istotnych kwestii można złożyć wypowiedzenie w starym biurze. Nowoczesne podmioty zajmują się tym samodzielnie, na podstawie pełnomocnictw od klienta. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi sam przenosić dokumentacji księgowej, co jest raczej dość uciążliwe. W kompletnych dokumentach muszą znaleźć się:
rejestry zakupów i sprzedaży VAT,
wydruki z ostatniego okresu rozliczeniowego,
wszystkie ewidencje, np. środków trwałych, wyposażenia, czy samochodu w firmie,
deklaracje zus i podatkowe,
dokumenty dotyczące rozliczeń pracowników,
faktury, potwierdzenia zapłaty itp.
Odbiór dokumentów musi być potwierdzony protokołem, poświadczającym kompletność dokumentacji. Odpowiednio przygotowane i sprawnie przeprowadzone przenosiny pozwolą nowym księgowym na szybkie wdrożenie się w specyfikę księgowości naszej firmy i pozwolą na skuteczne zminimalizowanie obciążeń fiskalnych.

Samodzielne księgowanie, czy biuro rachunkowe?

Jedną z najważniejszych decyzji, jaką podjąć musi każdy początkujący przedsiębiorca jest wybór sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami opcje są właściwie dwie – samodzielne prowadzenie dokumentacji lub zlecenie wykonywania jej przez biuro zewnętrzne. Warto zastanowić się chwilę nad tym, jakie wady i zalety ma każde z tych rozwiązań.
Wielu przedsiębiorców, decydując się na usługi biura rachunkowego, przyznaje że to jest opcją wygodną i dającą poczucie bezpieczeństwa. Polskie prawo wymaga od takich podmiotów posiadania polisy OC na kwotę wynoszącą co najmniej 15 tysięcy euro. Jest to zabezpieczenie na wypadek błędów rachunkowych, za które przedsiębiorca może otrzymać odszkodowanie. Koszt takich usług w dużej mierze zależy od ich zakresu, a zwłaszcza od liczby księgowanych dokumentów. Standardowo biura rachunkowe oferują wykonywanie takich czynności, jak:
wyliczanie podatków oraz sporządzanie i składanie deklaracji podatkowych,
wypełnianie oraz sporządzanie wydruków książki przychodów i rozchodów,
przygotowywanie i prowadzenie rejestrów VAT,
kontaktowanie się z urzędem skarbowym oraz ZUS-em,
przygotowywanie kopii zapasowych oraz przechowywanie dokumentacji księgowej.
Oczywiście każdy klient biura może też liczyć na merytoryczne wsparcie zatrudnionych w nim księgowych. Niektóre firmy księgowe oferują również dodatkowe usługi w standardzie. W ramach takich usług najczęściej jest profesjonalne doradztwo podatkowe, czyli:
wsparcie w optymalizacji firmowych kosztów,
wybór najbardziej korzystnej formy rozliczania podatków.
Ponadto klienci nowoczesnych biur zyskują szybki dostęp do firmowych wydatków za pośrednictwem aplikacji online, a także do narzędzi do fakturowania.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy współpraca z biurem najczęściej przebiega w bardzo prosty sposób. Wszystkie faktury wystawiane przez przedsiębiorcę za pośrednictwem programu do fakturowania trafiają do biura. W określonym wcześniej terminie przedsiębiorca otrzymuje informacje dotyczące wysokości podatków do zapłaty oraz składek ZUS. Co ważne, w przypadku wątpliwości, czy pytań przedsiębiorca może skontaktować się z biurem i uzyskać merytoryczne wsparcie. Jak więc widać, outsourcing księgowy jest wygodny i pozwala zaoszczędzić sporo czasu.
Samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowych ma jedną niezaprzeczalną zaletę – nie trzeba za nie płacić. Niestety wcale nie oznacza to, że jest za darmo. Przede wszystkim przedsiębiorca musi zainwestować w poszerzenie swojej wiedzy księgowej oraz poświęcić sporo czasu na sporządzanie oraz przechowywanie dokumentacji. Najlepiej na samodzielną księgowość zdecydować się wtedy, gdy rozliczamy się za pomocą książki przychodów i rozchodów. Wówczas można skorzystać z praktycznej aplikacji, która:
wygeneruje KPiR i na podstawie wprowadzonych kosztów oraz przychodów wyliczy kwoty podatków,
generuje rejestry VAT i deklaracje podatkowe,
wylicza aktualne stawki ZUS.
Samodzielne księgowanie w tym wypadku zajmuje tylko kilka godzin w miesiącu, ale w przypadku większych firm, które rozliczają się na podstawie pełnych ksiąg handlowych lepszym rozwiązaniem jest outsourcing.

Tags

 
 
 
 
Live Chat Software