Ewidencja przebiegu pojazdu

26 października 2014

Aktualności

EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU


Kto powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?


Od 1 kwietnia 2014 r. podatnicy mają możliwość odliczania całego podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi wyłącznie do celów działalności gospodarczej. W przypadku pojazdów o masie do 3,5 tony, aby udowodnić, że są wykorzystywane jedynie w celach firmowych należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, tzw. „kilometrówkę”.

Poza tym, jeżeli przedsiębiorca chce wliczać wydatki związane z samochodem osobowym niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych użytkowanym w celach służbowych, również ma obowiązek prowadzić „kilometrówkę”.


Kiedy nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu?


Ewidencji przebiegu pojazdu, jak wynika z ustawy o VAT art. 86a ust. 5
NIE trzeba prowadzić:

  • w przypadku pojazdów samochodowych, które są przeznaczone wyłącznie do:
    – odsprzedaży,
    – sprzedaży, jeśli chodzi o pojazdy wytworzone przez podatnika,
    – oddanie w odpłatne użytkowanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu, bądź innej umowy o podobnym charakterze
  • w sytuacji, gdy odsprzedaż, sprzedaż albo oddanie w odpłatne użytkowanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;
  • w przypadku pojazdów samochodowych, w związku, z którymi:
    – podatnik oblicza kwotę podatku naliczonego* od wydatków z nimi związanych,/ art 86a ust 1 Ustawy – 50%/
    – podatnik nie ma prawa do obniżenia kwoty podatku należnego** o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.
Wyjaśnienia:

* podatek naliczony – jest to suma kwot podatku wynikająca z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług w kraju, a w przypadku importu usług – suma kwot wynikająca z dokumentu celnego lub deklaracji importowej.

** podatek należny – jest to wartość podatku, która wynika z przychodów ze sprzedaży i „należy się” Urzędowi Skarbowemu. Kwota podatku należnego może być jednak pomniejszana o wartość podatku naliczonego.

Podatek VAT = kwota netto * stawka podatku VAT


Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?


Ewidencję przebiegu pojazdu powinna prowadzić osoba, która korzysta z tego pojazdu w celach służbowych. „Kilometrówka” powinna być potwierdzona przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Okres rozliczeniowy, jaki bierze się pod uwagę, zależy od tego, jak podatnik się rozlicza, tj. miesiąc lub kwartał.

Może być prowadzona na dwa sposoby:
1) w wersji papierowej,
2) w wersji elektronicznej drukowanej pod koniec miesiąca.

Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług:
„Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:

1. Numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2. Dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3. Stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji;

4. Wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

a) kolejny numer wpisu,

b) datę i cel wyjazdu,

c) opis trasy (skąd – dokąd),

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
potwierdzone przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

5. Liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.”

UWAGA!

Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują samochód osobowy niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, mogą zaliczyć wydatki związane z używaniem tego pojazdu do wysokości określonego limitu.

Jak obliczyć limit odliczania wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego? 

Limit odliczania wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego =
faktyczny przebieg samochodu * stawka za 1 km

W przypadku, gdy w danym miesiącu wartość wydatków związanych z użytkowaniem samochodu będzie niższa niż limit „kilometrówki”, wówczas niewykorzystana część jest przenoszona na następny miesiąc.

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu

Z § 2. Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2002 nr 27 poz. 271) wynika, że:

„Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

2) dla motocykla0,2302 zł,
3) dla motoroweru0,1382 zł.”

UWAGA!

Konsekwencją błędnie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu może być utrata prawa do pełnego odliczenia 100% podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem samochodowym od początku jej prowadzenia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054)
2. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy Dz. U. z 2002 nr 27 poz. 271 zm. Dz.U. z 2004 r., nr 237, poz. 2376; Dz.U. z 2007 r., nr 201, poz. 1462)

 
 
 
 
Live Chat Software