Jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym?

Decyzja o skorzystaniu z outsourcingu księgowego zwykle jest dobrze przemyślana i podjęta po sprawdzeniu poziomu obsługi, cen oraz referencji biura. Jednak nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, jak taka współpraca wygląda i czego można po niej oczekiwać. Warto wiedzieć, że pierwszym krokiem do skorzystania z usług księgowych jest oczywiście spotkanie z pracownikiem interesującego nas biura. Można to zrobić po wcześniejszym telefonicznym ustaleniu terminu. Podczas takiego spotkania przedstawiciel biur informuje potencjalnego klienta o ofercie usług rachunkowych oraz proponuje sporządzenie indywidualnej oferty, dostosowanej do potrzeb danego klienta. Najczęściej w zakres usług wchodzi prowadzenie ksiąg, w tym m.in. prowadzenie ewidencji wyposażenia, środków trwałych, prawnych, czy chociażby sporządzanie dokumentacji związanej z amortyzacją i samochodem w firmie. Oprócz tego oferta obejmuje również szereg usług dotyczących obsługi kadrowo-płacowej, np. przygotowywanie listy płac, czy sporządzanie i przesyłanie deklaracji zus.

Kolejnym krokiem do udanej współpracy z biurem jest oczywiście podpisanie umowy. Powinna ona zawierać wszystkie istotne informacje związane ze świadczonymi usługami, a także zapisy wymagane przepisami obowiązującej ustawy o rachunkowości. W umowie określa się również sposób i termin dostarczania dokumentów do księgowania. Wiele biur nadal stosuje tradycyjne metody, przez co klient jest zmuszony raz w miesiącu osobiście dostarczać komplet dokumentów za poprzedni miesiąc. Na szczęście są już biura, w których stosuje się nowoczesne rozwiązania, takie jak chociażby aplikacje do fakturowania online, dzięki którym wszelkie niezbędne dokumenty są dostępne od razu, a klient nie musi tracić czasu na ich osobiste dostarczanie w formie papierowej. Ponadto tego rodzaju aplikacje pozwalają na generowanie różnego rodzaju raportów, np. bilansu, dzięki czemu klient od razy może sprawdzić wszystkie dane dotyczące wyników finansowych swojego przedsiębiorstwa.
Współpraca z biurem to oczywiście nie tylko rachunkowość i sporządzanie deklaracji podatkowych, ale również reprezentacja firmy przed organami podatkowymi, ZUS-em, czy innymi instytucjami. Wymaga to odpowiednich pełnomocnictw, udzielanych przez klienta. Jest to rozwiązanie niezwykle wygodne, ograniczające konieczność osobistego stawiennictwa w różnego rodzaju urzędach. Kolejny ważny element współpracy to również archiwizacja dokumentów. Czasy ciężkich szaf z tonami papierów, w których ciężko było cokolwiek znaleźć na szczęście już minęły. Obecnie nowoczesne biura posiadają własne serwery, umiejscowione w odpowiednio zabezpieczonych serwerowniach. Dzięki temu cała dokumentacja, w której są m.in. dane osobowe pracowników, czy informacje o wynikach finansowych firm są chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce. Ponadto na wypadek awarii w określonych w umowie terminach wykonywane są kopie bezpieczeństwa wszystkich dokumentów. W ciągu kilku ostatnich dni każdego miesiąca w biurze przygotowywane są listy płac, które stanowią swojego rodzaju podsumowanie trwające współpracy.

 
 
 
 
Live Chat Software