Jak zmienić biuro księgowe?

Decyzję o zmianie podmiotu prowadzącego księgi najlepiej podjąć tuż przed końcem okresu rozliczeniowego. Jest to moment najwygodniejszy, ponieważ pozwala na uniknięcie różnego rodzaju przykrych konsekwencji łącznie z karami, czy kontrolami urzędu skarbowego. Bezpieczna zmiana biura rachunkowego musi być dobrze przemyślana, w przeciwnym wypadku będzie się ciągnąć miesiącami. Niezbędna jest zwłaszcza dobra koordynacja – najlepiej, jeśli dopilnowaniem i przeprowadzeniem całego procesu zajmie się nowy opiekun, który będzie prowadzić księgowość opole. Powinien on dopilnować nie tylko odbioru dokumentów, ale także spełnić wszystkie wymogi formalno-prawne i zadbać o bezpieczne przetransferowanie baz danych do systemu komputerowego. Oczywiście w tak skomplikowanej operacji nie wszystko można przewidzieć. Z tego właśnie względu warto rozplanować ją w czasie i co najmniej kilka miesięcy wcześniej znaleźć kompetentne biuro, które ułatwi przeprowadzkę. Generalnie zmiana biura, które prowadzi księgi powinna obejmować 10 etapów.

Pierwszym jest oczywiście podjęcie decyzji o zmianie biura rachunkowego opole, przy czym trzeba uwzględnić czas, który jest niezbędny do przenosin – zwykle jest to okres od 1 do 3 miesięcy. Podpisując umowę o świadczenie tego typu usług warto zwrócić uwagę na to, jaki jest dokładny zakres odpowiedzialności wybranego biura i czy świadczy ono jakieś dodatkowe usługi, które niekoniecznie wymienione są w cenniku. Kolejnym krokiem jest z pewnością podpisanie odpowiednich pełnomocnictw. Najważniejsze dotyczą zus, urzędu skarbowego, PIP-u oraz możliwości elektronicznego przesyłania deklaracji i przetwarzania danych. Istotne znaczenie ma również przygotowanie harmonogramu przeprowadzki, czyli uzgodnienie wszystkich terminów związanych z przenoszeniem dokumentacji. Do nowego biura należy też dostarczać wszystkie niezbędne dokumenty rejestrowe, do których zalicza się REGON, NIP, KRS, czy umowę spółki. W starym biurze trzeba natomiast odebrać wszystkie oryginały dokumentów dotyczących ostatniego i bieżącego roku obrotowego, deklaracje podatkowe oraz VAT z bieżącego roku podatkowego, sprawozdania finansowe oraz akta osobowe zleceniobiorców i pracowników.

W przypadku większych przedsiębiorstw konieczne jest pobranie baz danych z systemu. Dotyczy to zarówno bazy systemu księgowego za rok ostatni, ale również wszelkich dodatkowych baz systemu płacowego oraz bazy systemu płatnik ZUS. Konieczne jest również uzyskanie dostępu do tzw. danych historycznych, co może być trudne, jeśli nie ma zgodności systemów w starym i nowym biurze. Jednym z ostatnich elementów udanej zmiany biura jest dostarczenie wszystkich dodatkowych dokumentów. Zalicza się do nich plant kont oraz ewentualnie polityka rachunkowości i regulamin wynagradzania, czy lista płac. Można też dostarczyć wszelkie inne dokumenty związane z poszczególnymi obowiązkami. Na zakończenie pozostaje już tylko nawiązanie współpracy, co polega na udostępnieniu loginów, haseł oraz kanałów komunikacji, a także wszelkich innych dostępnych usług.

 
 
 
 
Live Chat Software