Jak zmienić biuro rachunkowe bez stresu?

Umowa, którą przedsiębiorca podpisuje z podmiotem prowadzącym ewidencję księgową jest zwykle długoterminowa. Jedna firma przez wiele lat obsługuje swoich klientów i gromadzi wszelką niezbędną dokumentację. W związku z tym zmiana biura rachunkowego bywa bardzo stresująca. Można jednak zminimalizować negatywne skutki takiej „rewolucji” działając zgodnie z ustalonym i dobrze przemyślanym planem. Przede wszystkim ze zmianą warto poczekać do końca okresu rozliczeniowego, gdyż w ten sposób można uniknąć wielu przykrych konsekwencji, takich jak chociażby kontrole i i kary urzędu skarbowego.

Kolejna kwestia, o której trzeba pamiętać, to wspomniany już plan „przeprowadzki”. Źle zorganizowania zmiana podmiotu księgowego może trwać miesiącami, a w przypadku, gdy przedsiębiorca nie dopilnuje wszystkich formalności, stare biuro może w końcu odmówić współpracy. Najlepsza dla przedsiębiorcy sytuacja jest wtedy, gdy koordynacją całego procesu zmiany jest nowy opiekun wyznaczony do prowadzenia księgowości. Osoba taka może dopilnować wszelkich wymogów formalno-prawnych odebrać dokumenty, a także zadbać o bezpieczne przeprowadzenie transferu danych pomiędzy systemami księgowymi. Przenosiny małej firmy mogą potrwać kilka dni, ale tylko pod warunkiem, że podczas zmiany nie zostaną popełnione żadne błędy.
Oczywiście wszystkiego przewidzieć się nie da, ale niektóre elementy przeprowadzki można racjonalnie zaplanować. Na pewno warto zastanowić się nad tym, ile czasu nowe biuro będzie potrzebować na rozpoczęcie pracy. Jest to zadanie czasochłonne, ale przynosi dodatkowe korzyści, ponieważ dzięki temu można przedyskutować wszystkie kwestie związane chociażby z rozbudową, czy poprawkami w prowadzonej przez firmę polityce rachunkowości. Trzeba pamiętać przede wszystkim o tym, że przenosiny księgowości opole najlepiej zacząć planować co najmniej kilka miesięcy wcześniej.
Przyjrzyjmy się zatem temu, jakie czynności wiążą się z przeniesieniem dokumentacji księgowej do nowego biura. Pierwszym etapem jest oczywiście podjęcie decyzji o zmianie podmiotu prowadzącego ewidencję księgową, uwzględniają fakt, iż w zależności od wielkości firmy na wdrożenie procesów w nowym biurze potrzebne są przynajmniej 1-3 miesiące. Następnie warto zacząć porównywać oferty biur, biorąc pod uwagę zwłaszcza zakres odpowiedzialności podmiotu, usługi dodatkowe, formę kontaktów, czy dostarczania dokumentacji oraz kwalifikacje pracowników. Po podpisaniu umowy z biurem należy jeszcze podpisać osobny dokument dający pełnomocnictwo do reprezentowania nas przed urzędami.
Kolejny etap to uzgodnienie w porozumieniu z nowym biurem harmonogramu przeprowadzki oraz przekazanie do niego dokumentów rejestrowych, czyli KRS, REGON, NIP, czy umowę spółki cywilnej, spółki z o.o. lub innej. Teraz można już przystąpić do odebrania dokumentów ze starego biura. Dotyczy to zarówno dokumentów za ostatni i bieżący rok podatkowy, ale również deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych, czy akt osobowych pracowników i zleceniobiorców. Następnie dane są wczytywane do systemu nowego biura i można już rozpocząć współpracę.

Tags

 
 
 
 
Live Chat Software