Kiedy i jak zmienić kancelarię rachunkową?

Znalezienie dobrego księgowego to dla wielu firm być albo nie być. Jest to tym trudniejsze, że liczba biura rachunkowych ciągle rośnie, a jakość usług bywa różna. Doskonale wykwalifikowany księgowy powinien nie tylko prowadzić księgi i rozliczenia, ale także pełnić rolę doradcy. Przedsiębiorcy oczekują przede wszystkim podpowiedzi dotyczących unikania niepotrzebnych kosztów, korzystnego rozliczania podatków oraz lokowania gotówki. W przypadku, gdy nie jesteśmy zadowoleni z usług naszego księgowego warto pomyśleć o jego zmianie. Najlepszym momentem na taką zmianę jest oczywiście końcówka roku. Nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, że w profesjonalnej kancelarii usługi powinny obejmować zarówno księgowanie przychodów i rozchodów firmy, jak i sporządzanie miesięcznych i rocznych rozliczeń, bilansu, czy różnego rodzaju sprawozdań. Oczywiście to nie jest wszystko. Nowoczesne biura oferują także profesjonalne doradztwo zarówno zakresie formy opodatkowania, jak i rozliczania kosztów uzyskania przychodów. Odpowiednio wsparcie ze strony księgowego ułatwia przedsiębiorcy prawidłowe reagowanie na ewentualny spadek dochodów, czy dokonujące się na rynku zmiany. Najważniejsze jednak jest to, że dzięki outsourcingowi księgowemu przedsiębiorca nie musi przejmować się terminami, czy wypełnianiem formularzy do rozliczeń z kontrahentami i urzędami.
Biuro, którego oferta nie obejmuje jakiegokolwiek z wymienionych czynników, nie zapewnia odpowiedniej jakości obsługi. Warto więc je zmienić. Na pewno powinno nas do tego skłonić odkrycie, że z powodu le prowadzonych ksiąg rachunkowych nasza firma została narażona na straty, np. kary skarbowe. Niestety nawet jeśli korzystamy z usług biura księgowego, to wcale nie zwalnia nas to z odpowiedzialności za błędy wykazane podczas kontroli skarbowej. To przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność, ale dzięki polisie OC, którą muszą posiadać wszystkie biura, zawsze może on dochodzić odszkodowania. Tak, czy inaczej nie ma sensu narażać się na kolejny stres, dlatego najlepiej po prostu zmienić biuro, które nienależycie wywiązuje się ze swoich obowiązków.
Zmianę najlepiej przeprowadzić na tzw. zakładkę. Nowej firmie księgowej trzeba dać czas n to, by mogła zapoznać się ze specyfiką nowego przedsiębiorstwa, sprawdzić jego bieżącą sytuację oraz przyjrzeć się działaniom swojego poprzednika. Z tego względu warto najpierw znaleźć nowe biuro i omówić z nim szczegóły współpracy a dopiero później rozwiązać umowę z poprzednim podmiotem i odwołać wszelkie przyznane pełnomocnictwa. Warto przy tym pamiętać, że po rozwiązaniu umowy biuro jest zobowiązane do oddania oryginałów wszystkich dokumentów przekazanych do niego przez przedsiębiorcę. Najwygodniejsza sytuacja dla przedsiębiorcy jest wtedy, gdy biura porozumieją się w tej kwestii między sobą, a cała dokumentacja zostanie płynnie przekazana. Niestety nie zawsze jest to możliwe, dlatego tak ważne jest zachowanie odpowiedniej kolejności – najpierw znajdujemy nowe biuro i ustalamy wszystkie szczegóły przenosin, a dopiero później rozwiązujemy umowę ze starym biurem.

Jak przebiega zmiana biura rachunkowego?

Korzystanie z usług zewnętrznej firmy księgowej to bardzo wygodne rozwiązanie i to bez względu na to, czy prowadzimy spółkę z o.o., spółkę cywilną, czy jakikolwiek inny rodzaj działalności. Na takie rozwiązania decydują się właściciele małych, średnich i dużych przedsiębiorstw, ponieważ outsourcing księgowy zdejmuje z przedsiębiorcy wiele obowiązków. Niestety nie każde biuro księgowe zapewnia wysoką jakość usług. Co zrobić, gdy nie jesteśmy zadowoleni z obsługi? Oczywiście zmienić usługodawcę.
Przed zmianą należy jednak znaleźć biuro, które zapewnia wyższy poziom usług. Zweryfikowanie profesjonalizmu kancelarii podatkowej nie jest łatwe i wymaga poświęcenia czasu. Przede wszystkim trzeba sprawdzić, jakie kwalifikacje mają zatrudnieni w biurze pracownicy. Czy pracują w nim osoby mające tytuł doradcy podatkowego, radcy prawnego lub chociażby certyfikat Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Poza tym warto sprawdzić wartość polis OC, którą posiada biuro. Im wyższa kwota ubezpieczenia, tym większa pewność, że dokumentacja będzie prowadzona prawidłowo, a za ewentualne błędy otrzymamy stosowane odszkodowanie. Kwestią bardzo ważną dla każdego przedsiębiorcy powinny być także godziny pracy biuro oraz to, czy z doradztwa można skorzystać także poza godzinami pracy. Koniecznie trzeba też zapytać o dostępne formy kontaktu – czy można kontaktować się telefonicznie, a może online?
W nowym biurze warto także zapytać z jakiego oprogramowania korzystają księgowi. Jeśli jest ono takie samo jak w poprzednim, to cała dokumentacja, łącznie z księgami podatkowymi, fakturami, wyciągami bankowymi, czy umowami może być przesłana online. Jest to bardzo wygodne i znacząco przyspiesza proces zmiany biura. Daje też czas nowemu podmiotowi na zapoznanie się z wszystkimi dokumentami. Warto przy tym pamiętać, aby współpracę ze starym biurem zakończyć w sposób kulturalny, bez niepotrzebnych negatywnych emocji. Dzięki temu w przyszłości zawsze można będzie liczyć na wyjaśnienia niektórych kwestii, których potrzebować będzie nowy podmiot.
Jak dokładnie powinien wyglądać proces zmiany biura rachunkowego? W profesjonalnym podmiocie klient nie musi brać czynnego udziału w przenosinach. Wystarczy wystawienie odpowiednich pełnomocnictw, aby wszystko przebiegło bez zakłóceń i niepotrzebnych nerwów. Proces przejęcia dokumentacji ma kilka etapów. Najpierw następuje odbiór dokumentacji księgowej oraz wszelkich sprawozdań, np. bilansu, zamykających ostatni okres. Następnie nowe biuro dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wszystkich przejętych dokumentów oraz porządkuje je. Weryfikacji podlegają zarówno dokumenty księgowe, jak i prawno-korporacyjne, czy kadrowo-płacowe, łącznie ze sprawdzeniem poprawności naliczania płac.
Kolejny etap zmiany biura to tzw. okres próbny. Trwa on zwykle trzy miesiące i w tym czasie nowe biuro prowadzi całą księgowość oraz opracowuje wnioski na temat optymalnych zasada i procedur księgowych. Po tym czasie organizowane jest spotkanie z klientem, podczas którego przekazywane są wnioski, uzgadniane zmiany i zatwierdzane zmiany w polityce podatkowej.

Tags

 
 
 
 
Live Chat Software