Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?

Odpowiednie przygotowanie do zmiany biura rachunkowo-podatkowego to klucz do sukcesu. Warto wiedzieć, w którym momencie można to zrobić bez większych problemów. Nie zaszkodzi też dobrze przemyśleć niektóre kwestie przed dokonaniem takowej zmiany.

Na co przede wszystkim zwrócić uwagę? Na pewno na to, jak długi czas jest potrzebny do tego, by rozpocząć pracę z nowym biurem. W przypadku, gdy rozpocznie ono prace nad naszą księgowością dopiero w styczniu można mieć pewność, że czasu będzie za mało. W przypadku firm, które prowadza księgowość uproszczoną, czyli tzw. księgi przychodu i rozchodu cała operacja przenosin zwykle trwa zaledwie kilka dni, więc nie ma tu żadnych specjalnych zaleceń. Jednak w przypadku pełnych ksiąg na przygotowanie się do pracy nowy podmiot może potrzebować nawet kilka tygodni. Pracownicy biura muszą wykonać wiele czynności przygotowawczych, do których zalicza się m.in.:
utworzenie planu kont – wymaga to uzgodnienia z przedsiębiorcą, zwłaszcza jeśli planowana jest jego rozbudowa,
wprowadzenie historycznych informacji dotyczących rozliczeń z dostawcami i odbiorcami,
wprowadzenie informacji do bilansu, dzięki którym można otworzyć nowy rok rozliczeniowy,
przygotowanie bazy dotyczącej rozliczeń kadrowo-płacowych, co oznacza np. sprawdzenie i wprowadzenie każdej umowy o pracę, czy innych dokumentów,
zapoznanie się z polityką rachunkowości oraz sposobem działania firmy.
Jak zatem widać proces zmiany biura to operacja skomplikowana logistycznie, dlatego wymaga odpowiedniego przygotowania. Przedsiębiorca powinien też zastanowić się nad tym, czy chce aby nowe biuro dokonało weryfikacji rozliczeń z poprzedniego roku. Taką opcję należy rozważyć zwłaszcza wtedy, gdy mamy wątpliwości co do tego, czy rozliczenia były prowadzone rzetelnie. Jednak nawet jeśli mamy pewność, że dokumentacja była prowadzona prawidłowy nowe biuro rachunkowe opole i tak powinno zapoznać się ze sposobem prowadzenia rozliczeń podatkowych i ksiąg. W przypadku, gdy pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości co do tego, czy księgi były prowadzone w sposób prawidłowy, lepiej zdecydować się na skorzystanie z usług rewizyjnych. Ich koszty są znacznie niższe niż ewentualnych kar i stresów związanych z różnego rodzaju nieprawidłowościami. Warto jednak pamiętać, że na taki audyt potrzeba przynajmniej 4 tygodni.
Jedną z decyzji, nad którą warto dłużej się zastanowić przy zmianie biur jest to, kto będzie sporządzać roczne sprawozdania finansowe za miniony rok rozliczeniowy. W przypadku, gdy ma to być biur, z którym do tej pory współpracowaliśmy, należy dopilnować, aby w umowie znajdował się odpowiedni zapis. Można podpisać stosowny aneks, jeśli takowego zapisu nie ma. Warto o tym pamiętać, ponieważ często zdarza się, że dotychczasowe biuro nie chce podjąć się sporządzenia wymaganych sprawozdań, ponieważ przedsiębiorca nie jest już jego klientem. Wówczas pojawia się naprawdę duży problem, ponieważ nowe biuro raczej nie podejmie się ich sporządzenia bez odpowiedniej rewizji ksiąg, co zajmuje sporo czasu. W przypadku, gdy sprawozdania ma przygotować nowe biuro, dokumenty trzeba przekazać co najmniej 2-3 miesiące przed końcem roku.

 
 
 
 
Live Chat Software