Na co zwrócić uwagę przy zmianie biura rachunkowego?

Rzetelnie prowadzony outsourcing księgowy daje przedsiębiorcy duży komfort i umożliwia mu skupienie się na prowadzeniu działalności. Co jednak zrobić, jeśli podejrzewamy, że księgi nie są prowadzone prawidłowo i coraz częściej mamy trudności z uzyskaniem odpowiedzi na swoje pytania? Przede wszystkim nie można pozostawić sprawy samej sobie, ponieważ pomimo korzystania z usług biura rachunkowego to właśnie przedsiębiorca odpowiada za wszelkie błędy i to on narażony jest na kontrolę skarbową. Ponadto to właściciel firmy ponosi odpowiedzialność za wszelkie rozliczenia podatkowe, dlatego nierzetelne biuro może przysporzyć mu naprawdę sporych kłopotów. Obecnie standardem jest szybki dostęp do dokumentów w formie skanów, stały wgląd online w operacje skarbowe, szerokie wsparcie księgowe i prawne oraz narzędzia online, dzięki którym przedsiębiorca może z łatwością wystawiać faktury. Jeśli nasze biuro nie spełnia tych warunków, a dodatkowo pojawiają się wątpliwości co do tego, czy księgowość prowadzona jest rzetelnie lub usługi są po prostu zbyt kosztowne, warto zastanowić się nad zmianą podmiotu prowadzącego księgi.
W przypadku, gdy podejrzewamy biuro o zaniedbania należy pamiętać o tym, aby zlecić pracownikom nowego biura skrupulatne sprawdzenie całej dokumentacji. Zwykle niesie to ze sobą dodatkowe koszty, ale są one znacznie niższe od ewentualnych kar. Zmieniając biuro warto wziąć pod uwagę to, kiedy kończy się okres rozliczeniowy, ponieważ nowa firma musi mieć dość czasu na to, aby wykonać kontrolę finansów przedsiębiorstwa. Im jest ono większe i większy zakres jego działalności, tym więcej czasu będzie potrzebne na zapoznanie się z sytuacją oraz wdrożenie do prowadzenia ksiąg. Jeśli zaś chodzi o operację wymiany dokumentów, to warto przeprowadzać ją w porozumieniu z nowym biurem. Z tego właśnie względu najpierw nawiązujemy kontakt z nowym podmiotem zajmującym się księgami i omawiamy z nim wszystkie szczegóły współpracy, a dopiero później wypowiadamy umowę z dotychczasowym biurem, pamiętając o odwołaniu wszystkich udzielonych pełnomocnictw.
Większość nowoczesnych firm oferujących usługi księgowe i doradztwo podatkowe pomaga przedsiębiorcom w zmianie biura rachunkowo-podatkowego. W imieniu swojego klienta odbierają one wszystkie dokumenty od poprzednika i przejmują wszelkie związane z tym obowiązkiem formalności. Oczywiście można też zrobić to samodzielnie lub za pośrednictwem kuriera. W przypadku rozwiązania umowy biuro jest zobowiązane do zwrotu oryginałów wszelkich dokumentów przekazanych przez przedsiębiorcę. Dotyczy to zwłaszcza:
umów, np. umowy o dzieło,
faktur,
wyciągów bankowych,
rachunków,
potwierdzeń zapłaty należności,
wszelkiej innej dokumentacji.
Ponadto biuro musi również przekazać swojemu następcy wszystkie dokumenty, który były sporządzane w imieniu klienta. Zalicza się do nich m.in.:
rejestry vat (sprzedaży oraz zakupu),
ewidencję wyposażenia,
ewidencję faktur,
księgi podatkowe,
ewidencję wartości niematerialnych i środków trwałych,
deklaracje zus i podatkowe,
ewidencję przebiegu aut firmowych,
dokumentację dotyczącą kadr i płac.

 
 
 
 
Live Chat Software