Outsourcing księgowości – zasady współpracy

Decydując się na outsourcing księgowości warto pamiętać, że współpraca będzie udana tylko pod pewnymi warunkami. Wystarczy zastosować się do kilku zasad, aby mieć pewność, że zlecenie prowadzenia ksiąg firmie zewnętrznej przyniesie wymierne korzyści. Co jest zatem najważniejsze? Przyjrzyjmy się kilku aspektom, które z pewnością trzeba uwzględnić i o których warto pamiętać.

Przede wszystkim jeszcze przed podpisaniem umowy należy dokładnie przyjrzeć się zakresowi czynności, oferowanemu przez biuro rachunkowe. W większości tego rodzaju podmiotów oferta jest bardzo zróżnicowana, dlatego warto poświęcić tej kwestii trochę czasu i porównać kilka propozycji. Na pewno w nowoczesnym biurze rachunkowym przedsiębiorca może liczyć na skorzystanie z doradztwa zarówno w zakresie podatków, jak i np. ZUS. Ponadto w ofercie jest oczywiście prowadzenie pełnej dokumentacji księgowo-rachunkowej oraz kadrowo-płacowej. Dzięki temu można mieć pewność, że wybrany przez nas podmiot zapewni kompleksową obsługę w najważniejszych kwestiach związanych z prowadzeniem działalności.
Kolejnym elementem udanej współpracy jest szybkie rozstrzyganie wszelkich wątpliwości natury prawno-podatkowej. Przedsiębiorca współpracujący z firmą księgową powinien jak najszybciej zgłaszać takowe wątpliwości, nie czekając do końca określonych prawem terminów. Dzięki temu księgowy może znacznie łatwiej znaleźć najkorzystniejsze rozwiązanie, ponieważ nie musi działać pod presją czasu. Bardzo ważne jest także to, aby przedsiębiorca dotrzymywał ustalonych terminów dostarczania dokumentacji. Bez przesłanych na czas faktur biuro nie będzie w stanie przygotować np. deklaracji podatkowych, czy bilansu w wymaganych prawem terminach. W przypadku, gdy przedsiębiorca sam nie ma możliwości na poświęcenie czasu na kontaktowanie się biurem, powinien on wyznaczyć pełnomocnika, który zrobi to za niego.
Samo znalezienie czasu na kontakty z biurem i dostarczanie na czas dokumentacji to jeszcze nie wszystko. Do udanej współpracy niezbędne jest także konsultowanie wszystkich ważnych decyzji z doradcą podatkowym. Warto omawiać z nim wszelkie inwestycje wiążące się z kosztami i to jeszcze przed przystąpieniem do realizowania umów. Wówczas doradca będzie mógł wskazać rozwiązanie najbardziej optymalne i najkorzystniejsze pod kątem podatkowym, a także podpowie jakie warianty będą najlepsze.
Przed udaniem się do biura zawsze trzeba się odpowiednio przygotować oraz umówić nieco wcześniej. Dzięki temu pracownik będzie mógł poświęcić nam cały swój czas i przygotuje się do rozmowy. Warto spisać wszystkie zagadnienia, które chcemy poruszyć, a w trakcie rozmowy telefonicznej zasygnalizować w jakiej kwestii oczekujemy porady. Ma to duże znaczenie zwłaszcza w sytuacji, gdy rozmowa dotyczyć ma np. podpisania umowy z nowym kontrahentem, czy optymalizacji podatkowej.
Outsourcing księgowości to rozwiązanie coraz popularniejsze, lecz warto pamiętać, że nie zwalania ono przedsiębiorcy ze wszystkich obowiązków i z odpowiedzialności za błędy w dokumentacji. Warto więc stosować się do powyższych zasad, które mają istotny wpływ na przebieg współpracy.

 
 
 
 
Live Chat Software