Szybka i bezbolesna zmiana biura rachunkowego – to możliwe!

20 maja 2016

Aktualności

Zmiana biura rachunkowego to decyzja dość poważna, dlatego niewielu przedsiębiorców decyduje się na ten krok. Tymczasem nie ma się czego obawiać, ponieważ zmianę podmiotu prowadzącego księgowość można przeprowadzić w taki sposób, aby nie odbiło się to negatywnie na funkcjonowaniu firmy. Najlepszym momentem na ocenę pracy biura rachunkowego oraz podjęcie decyzji o zakończeniu współpracy jest koniec okresu rozliczeniowego. Warto przy tym pamiętać, że zła organizacja przeprowadzki może przeciągnąć całą operację w czasie i sprawić, że nie wszystkie formalności będą dopełnione. Najlepszym rozwiązaniem w przypadku zmiany biura rachunkowego jest skorzystanie z pomocy nowego opiekuna księgowego. Osoba ta nie tylko dopilnuje wszelkich wymogów formalno-prawnych, ale także zadba o bezpieczną wymianę danych między poszczególnymi systemami księgowymi oraz odbiór dokumentów. Dzięki temu można uniknąć błędów, które zdarzają się przy przenosinach zarówno małych firm, jak i dużych spółek.

Oczywiście nie wszystko da się przewidzieć, ale na pewno dobrym pomysłem jest racjonalne zaplanowanie całej przeprowadzki z uwzględnieniem potrzebnego na nią czasu. Trzeba uświadomić sobie, że taka zmiana jest czasochłonna, ale jednocześnie daje możliwość przemyślenia niektórych kwestii oraz zastanowienia się nad tym, jakie elementy wymagają rozbudowy lub modyfikacji. Oto podstawowe etapy przenosin firmy księgowej:
podjęcie decyzji o zmianie biura rachunkowego – pod uwagę należy wziąć czas, który będzie potrzebny do wdrożenia wszelkich wymaganych procesów w nowym podmiocie – zwykle trwa to od 1 do 3 miesięcy,
podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym – przed podpisaniem umowy warto zwrócić uwagę na zakres odpowiedzialności za świadczone usługi, a także ofertę dodatkową,
podpisanie niezbędnych pełnomocnictw – dzięki temu nowe biuro może reprezentować przedsiębiorcę w ZUS, US i PIP, a także przetwarzać dane i elektronicznie przesyła deklaracje podatkowe, czy ZUS,
sporządzenie harmonogramu przeprowadzki – jest to bardzo ważny etap, w którym należy szczegółowo określić terminy zakończenia poszczególnych części przenosin,
przekazanie dokumentów rejestrowych do nowego biura – do nowego podmiotu należy dostarczyć umowę spółki, REGON, NIP oraz KRS,
odbiór dokumentów ze starego biura – należy odebrać przede wszystkim oryginały dokumentów z bieżący oraz ostatni rok obrotowy, deklaracje VAT i podatkowe, akta osobowe zleceniobiorców i pracowników, sprawozdania finansowe,
pobranie bazy danych z systemu poprzedniego biura – transfer obejmuje zarówno system księgowy za ostatni rok, jak system płatnik ZUS i wszelkie dodatkowe bazy systemu płacowego,
szczegółowa analiza danych pod kątem wprowadzenia do systemu – w przypadku, gdy systemy starego i nowego biura nie są kompatybilne należy wprowadzić wszystkie dane ręcznie,
przekazanie innych dokumentów – do nowego biura trzeba przekazać plany kont, regulamin wynagradzania, listę płac i inne dokumenty,
rozpoczęcie współpracy z nowym biurem – to ostatni etap przenosin, polegający na ustaleniu loginów, haseł, kanałów komunikacji oraz wszelkich innych usług.

22.Jak zakończyć współpracę z biurem rachunkowym?

Nierzetelnie prowadzona księgowość, błędy rozliczeniowe, problem z uzyskaniem porady, czy zbyt długie oczekiwanie na ważne dokumenty – to zaledwie kilka z przyczyn, z powodu których przedsiębiorcy decydują się na zmianę biura rachunkowego. Za wszelkie błd i nieprawidłowości podatkowe karę ponosi przedsiębiorca, choć w przypadku korzystania z outsourcingu księgowego może on starać się o odszkodowanie. Niestety nie zawsze obsługa biura jest na odpowiednio wysokim poziomie, dlatego warto pamiętać, że istnieje możliwość zmiany podmiotu prowadzącego księgowość. Kiedy taką zmianę przeprowadzić? Zdecydowanie najlepszym terminem jest koniec okresu rozliczeniowego.
Oczywiście do zmiany biura trzeba się odpowiednio przygotować. Przede wszystkim należy znaleźć nowy podmiot, który zajmie się firmową księgowością. Następnie trzeba omówić wszystkie szczegóły współpracy i ustalić harmonogram przenosin, a dopiero później wypowiedzieć obowiązującą umowę. Kolejnym krokiem jest odwołanie pełnomocnictw i poinformowanie o tym fakcie urzędu skarbowego za pomocą formularza OPL-1 oraz odbiór wszelkiej dokumentacji księgowej. Nowe biuro rachunkowe musi mieć czas, aby zapoznać się z wszystkimi dokumentami i wdrożyć do pracy. Dokumentacja, którą należy przekazać do nowego podmiotu to przede wszystkim wszelkie oryginały faktur, umów, wyciągów bankowych, rachunków, czy potwierdzeń zapłaty. Ponadto konieczne jest przekazanie dokumentów, które zostały sporządzone w imieniu przedsiębiorcy, czyli:
ksiąg podatkowych i rejestrów VAT,
ewidencji faktur, środków trwałych oraz wyposażenia,
deklaracji ZUS i podatkowych,
dokumentacji płacowych i innych.
Przekazanie każdego dokumentu powinno być udokumentowane za pomocą protokołu odbioru. W przypadku stwierdzenie niekompletności dokumentów należy zwrócić się pisemnie do biura o przekazanie braków. Oprócz wspomnianych czynności obowiązkiem przedsiębiorcy lub nowego biura jest aktualizacja wpisu do CEIDG za pomocą formularza CEIDG-1.
Decydując się na zmianę firmy prowadzącej księgowość Opole, należy bardzo ostrożnie wybrać kolejne biuro, aby uniknąć kolejnych przenosin. Przede wszystkim trzeba sprawdzić referencje wybranego podmiotu oraz kwalifikacje zatrudnionych w nim pracowników. Najlepiej, jeśli biuro posiada certyfikat którejś z prestiżowych organizacji zrzeszającej księgowych, np. Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Ponadto biuro musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, dzięki której w razie problemów przedsiębiorca może otrzymać odszkodowanie. Kolejnym ważnym aspektem przy wyborze nowego biura jest forma współpracy. Zdecydowanie najwygodniej współpracuje się z biurem, które udostępnia swoim klientom dedykowaną aplikację do fakturowania lub pozwala na przesyłanie dokumentów w formie skanów. Warto też sprawdzić, jak wygląda komunikacja z biurem – czy można skontaktować się z doradcą także poza godzinami pracy? Jest to bardzo ważne w sytuacji, gdy należy szybko podjąć decyzję dotyczącą ważnych spraw firmy.

23.Bezbolesna zmiana biura rachunkowego

Współpraca z biurem rachunkowym Opole nie zawsze układa się tak, jak tego oczekujemy. Niektóre podmioty nie wywiązują się należycie ze swoich obowiązków, przez co w dokumentacji pojawiają się różnego rodzaju błędy, wiążące się z karami finansowymi dla przedsiębiorcy. Częstym problemem jest także brak pełnego wglądu w rozliczenia oraz niewystarczająca wiedza merytoryczna księgowego. Wówczas warto zastanowić się nad zmianą podmiotu, który prowadzi księgowość naszej firmy. Jak zrobić to bezboleśnie?
Wbrew pozorom zmiana biura księgowego nie jest aż tak trudna. Wiele osób obawia się zagubienia w „papierologii”, ale wystarczy dobrze się przygotować, aby przeprowadzka przebiegła bez niepotrzebnych zakłóceń i stresu. Przede wszystkim trzeba bardzo uważnie wybrać biuro, któremu powierzymy prowadzenie ksiąg. Najlepiej, jeśli podmiot taki posiada certyfikat Ministerstwa Finansów, ponieważ jest to potwierdzeniem wysokiej jakości usług. Oprócz tego warto dowiedzieć się:
jakie są godziny pracy biura i czy na doradztwo można liczyć także poza wyznaczonymi godzinami,
czy dokumenty mogą być przesyłane online, czy trzeba dostarczać je osobiście,
czy biuro zapewnia swoim klientom narzędzia do fakturowania,
czy biuro umożliwia wgląd online do dokumentów, w tym także do raportów, czy bilansu,
czy biuro reprezentuje klienta przed urzędami,
czy biuro zapewnia doradztwo podatkowe.
Oprócz tego warto dowiedzieć się, czy dane biuro posiada polisę OC i w jakiej wysokości oraz jakie są ceny usług i co one obejmują.
Zmieniając biuro należy pamiętać o tym, aby dotychczasową firmę powiadomić o tym fakcie trzy miesiące wcześniej lub w terminie, który wskazany jest w umowie. Ponadto trzeba z niego odebrać oryginały wszystkich dokumentów, w tym:
faktury,
rachunki,
księgi podatkowe,
rejestry VAT,
wszelkie ewidencje,
potwierdzenia zapłaty i wyciągi bankowe,
umowy,
deklaracje podatkowe, ZUS i inne,
dokumentację związaną z kadrami i płacami.
Nie można też zapomnieć o odwołaniu pełnomocnictw. W przypadku, gdy biuro było upoważnione do składania deklaracji w imieniu przedsiębiorcy drogą elektroniczną trzeba o odwołaniu pełnomocnictwa powiadomić urząd skarbowy. Koniecznie trzeba również dokonać aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG za pomocą formularza CEIDG-1 – niektóre biura wyręczają w tym swoich klientów.
Przy zmianie biura rachunkowego bardzo ważne jest trzymanie się odpowiednich terminów. Przede wszystkim umowę z nowym biurem należy podpisać w taki sposób, aby zaczęła ona obowiązywać dzień po wygaśnięciu poprzedniej umowy. Jeśli zaś chodzi o datę zmiany biura, to przyjęło się, iż najlepszym terminem jest koniec okresu rozliczeniowego, np. na przełomie miesięcy. Jest to najrozsądniejszy moment, ponieważ w każdy inny niesie e sobą spore zamieszanie, poza tym każdy miesiąc powinien zostać zamknięty przez jednego księgowego.
Zdecydowanie najbezpieczniejszym terminem na zmianę biura jest zakończenie roku obrotowego. Jest to o tyle ważne, że na początkowym etapie współpracy z nowym podmiotem musi on wykonać rewizję ksiąg, co zajmuje sporo czasu.

Tags

 
 
 
 
Live Chat Software