Zmiana biura rachunkowego

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością podejmowania różnego rodzaju decyzji, które nie zawsze są łatwe. Jedną z najtrudniejszych jest z pewnością zdecydowanie o zmianie biura rachunkowo-podatkowego. Niejednokrotnie zajmuje się ono księgami firmy od początku jej powstania, w związku z czym przedsiębiorca może mieć obawy, czy taka zmiana nie zaburzy funkcjonowania firmy, a niektóre sprawy nie wymkną się spod kontroli. Może to nieść ze sobą poważne skutki finansowe, dlatego właśnie zmianę biura rachunkowego należy dobrze przemyśleć. Jakie przesłanki powinny nas skłonić do podjęcia takiej decyzji? Oto najważniejsze z nich:

problem z wglądem do dokumentów księgowych, a także powtarzające się kłopoty z szybkim dostępem do ich skanów,
coraz częściej występujące błędy i konieczność wprowadzania korekt w deklaracjach podatkowych i innych przygotowywanych przez biuro,
niemożność uzyskania odpowiedzi od pracowników biura na ważne pytania związane z prowadzoną księgowością,
przekraczanie określonych prawem terminów złożenia zeznań, czy innych dokumentów,
pojawianie się coraz liczniejszych kontroli podatkowych, które kończą się nałożeniem kar lub płaceniem odsetek.
W takiej sytuacji na pewno warto rozważyć zmianę podmiotu zajmującego się outsourcingiem księgowym. Może to być bardzo korzystne rozwiązanie dla przedsiębiorcy zarówno pod kątem optymalizacji podatkowej, jak i możliwości uniknięcia problemów związanych z kontrolami, czy korektami deklaracji. Odpowiednio przeprowadzona zmiana biura sprawia, że przedsiębiorca zyskuje spokój i nie musi zaprzątać sobie głowy kwestiami, którymi zajmuje się taki podmiot. Dotyczy to zarówno kwestii podatkowych, jak i tak prozaicznych spraw jak przygotowanie umowy zlecenia, czy wyliczenie przychodu. Nawiązując współpracę z nowym biurem warto zlecić jego pracownikom sprawdzenie działań poprzedników. Może się bowiem okazać, że w dokumentach są błędy, a rozliczenia nie były wykonywane prawidłowo. Z tego względu warto z taką zmianą poczekać do końca roku, aby nowy księgowy miał czas na skontrolowanie bieżących finansów.
O czym należy pamiętać przy zmianie biura? Na pewno o tym, by po rozwiązaniu dotychczasowej umowy odebrać oryginały wszystkich dokumentów. Dotyczy to zwłaszcza:
faktur i rachunków,
umów,
wyciągów bankowych i potwierdzeń zapłaty,
ksiąg podatkowych,
rejestrów vat,
wszelkich ewidencji i deklaracji zus, czy podatkowych,
dokumentacji związanej z kadrami i płacami.
Ponadto przedsiębiorca powinien pisemnie odwołać wszystkie udzielone pełnomocnictwa. W przypadku, gdy biuro było uprawnione do składania deklaracji drogą elektroniczną, o odwołaniu pełnomocnictwa trzeba też powiadomić urząd skarbowy. Zmiana biura wymaga także aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG. Można to zrobić za pomocą formularza CEIDG-1. Przed rezygnacją z usług obsługującego firmę biura należy znaleźć nowe, które będzie oferowało wyższy standard usług i posiada odpowiednie certyfikaty oraz polisę OC. Jest to bardzo ważne, ponieważ wybierając nieuważnie można wpaść z deszczu pod rynnę.

 
 
 
 
Live Chat Software