Postęp technologiczny usprawnia pracę oraz pomaga zaoszczędzić czas. Przykładem jest podpis elektroniczny pomocny w pracy księgowych oraz biznesmenów. Służy do podpisywania dokumentów elektronicznie. Dokumenty podpisane w ten sposób mają taką samą moc prawną, jak w przypadku złożenia podpisu własnoręcznie.

Co to jest podpis elektroniczny?

Według Ministerstwa Gospodarki:

Podpis elektroniczny jest narzędziem, które identyfikuje uczestników wymiany dokumentów elektronicznych oraz służy przyjęciu odpowiedzialności za ich treść.

Według ustawy o podpisie elektronicznym:

Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny

Do czego się przydaje podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny jest przydatny przy:

• podpisywaniu i wysyłaniu drogą elektroniczną:
  – deklaracji ZUS
  – deklaracji podatku VAT do Urzędu Skarbowego (US),
  – deklaracje CIT do US,
  – PITów do US,
  – deklaracji akcyzowych do Urzędu Celnego,
  – umów cywilno-prawnych
  – wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
  – dokumentacji medycznej.
• zarejestrowaniu działalności gospodarczej (CEIDG),
• kontaktowaniu się z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych (GIODO)
• tworzeniu faktur elektronicznych (e-faktury)
• udziale w zabezpieczonych aukcjach elektronicznych

Zalety podpisu elektronicznego

• Możliwość podpisywania dokumentów elektronicznych.
• Mniejsze ryzyko fałszerstwa.
  Podpis przypisany jest do jednej osoby. W porównaniu do tradycyjnego podpisu o wiele trudniej go podrobić dzięki zastosowaniu systemu kodowania.
• Oszczędność własnego czasu i pieniędzy.Podpis elektroniczny zapewnia oszczędność czasu, gdyż możemy wysyłać dokumenty z biura czy z domu, a trwa to jedynie chwilę czasu. Obieg dokumentów trwa zdecydowanie krócej. Nie ma konieczności przemieszczania się z miejsca na miejsce, tracąc na to cenne godziny czasu. Nie trzeba drukować i wysyłać dokumentów pocztą tradycyjną czy osobiście je dostarczać. Dzięki temu oszczędzamy koszty związane z wydrukiem, opłatami pocztowymi, paliwem czy komunikacją miejską.
• Brak kolejek.
  Dzięki podpisowi elektronicznemu nie trzeba czekać w kolejkach do urzędów czy firm.
• Dostępność 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.
  Podpisując dokumenty za pomocą podpisu elektronicznego możemy wysyłać dokumenty o każdej porze. Nie musimy dostosowywać się do godzin otwarcia urzędów czy firm.
• Możliwość śledzenia zmian w dokumentach.
  Podpis elektroniczny zapewnia możliwość śledzenia zmian w dokumentach

Gdzie można uzyskać podpis elektroniczny?

Obecnie podpis elektroniczny można uzyskać w 1 z 5 firm – kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi w zakresie podpisu elektronicznego, które zostały wpisane do rejestru Ministerstwa Gospodarki, tj.:

• Krajowa Izba Rozliczeniowa (Szafir)
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych (Sigillum)
• Unizeto Technologies (CERTUM)
• Enigma S.O.I.(PEM-HEART)
• EuroCert

oraz

• partnerskich punktach rejestracyjnych na terenie całego kraju.

Dla potwierdzenia tożsamości osoby chcącej uzyskać podpis elektroniczny, konieczny jest dowód osobisty albo paszport.

Źródła:
1. Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. 2001 nr 130 poz. 1450)
2. Dane Ministerstwa Gospodatki

Tags biuro rachunkowe opole księgowość Opole lista płac podatek dochodowy vat